طرق ترتيب الاوراق المكتبية حسب اهميتها
كل شخص منا لديه الكم الهائل من الأوراق والكثير منا يزعجه مكتبه حينما يدخل ويجد أطنانا من الأوراق قد ملأت مكتبه ومكان عمله … وللتخلص من هذا الأمر المزعج وبدون أن تخسر أيا من أوراقك المهمة اقرأ السطور التالية لعل الله أن ينفعني وإياك بها :
أولا : قم بترتيب أوراقك حسب الأهمية :
1- أوراق رسمية ثبوتية كالصكوك وبطاقة الأحوال وكرت العائلة … إلخ هذه تحفظ مباشرة في مكان آمن.
2- أوراق مهمة وهذه سيتم الحديث عنها.
3- أوراق مهمة مؤقتا وهي أنواع :
* أوراق مهمة أسبوعية … مثل أوراق مسودات العمل يتم الاحتفاظ بها في ملف الأعمال التي يجب تنفيذها على وجه السرعة لحين تنفيذها ثم تتلف.
* أوراق مهمة سنوية كفواتير الضمان يتم الاحتفاظ بها في ملف الأوراق السنوية وبعد سنة تتلف، ويتم وضع تاريخ انتهاء صلاحية الورقة.
* أوراق مهمة لا يحكمها زمن ، ويتم الاحتفاظ بها لحين انتهاء فائدتها مثل قضية في المحكمة تجمع الأوراق فيها وتوضع في ملف خاص بكل قضية وبعد الانتهاء منها يتم حفظها لحين حصولك على حقك ثم تؤرشف أو تتلف حسب ما تراه.
4- أوراق غير مهمة وهذه تتلف مباشرة.
ثانيا :
قم بإحصاء أعمالك المهمة وقسمها واكتب دليلا إجرائيا للتعامل معها
مثل:
1- أوراق مصادر التعلم.
2- تعاميم مصادر التعلم.
3- التقارير الفنية لمصادر التعلم.
4- أعمال أخرى ويتم تحديدها.
ما عدا هذه الأعمال قم بتقسيمها حسب الأهمية كما سبق ذكره.
ثالثا :
وظف المساعدين السبعة
وهم :
1- سلة فرز الأوراق، ويتم فرز الأوراق فيها من حيث تسأل نفسك الآسئلة الآتية :
س/ هل يجب علي أن احتفظ بهذه الورقة؟ إن كانت الإجابة بـ لا فأتلفها مباشرة.
س/ هل ما تحتويه هذه الورقة لمعلوماتي الشخصية وأصبحت أعرفها الآن ؟ إن كانت الإجابة بنعم فقم بإتلافها.
س/ هل توجد هذه المعلومات في مكان آخر ؟ إن كانت الإجابة بنعم فاسأل نفسك :
س/ هل أستطيع الحصول عليها مستقبلا؟ إن كانت الإجابة بنعم فقم بإتلافها.
س/ هل المعلومات حديثة بحيث يمكن الاستفادة منها؟ إن كانت الإجابة بـ لا فأتلفها مباشرة .
س/ متى أحتاج إلى هذه المعلومات؟ إن كانت الإجابة بلا أحتاجها فأتلفها مباشرة، وإن كانت الإجابة بنعم فما مدى أهميتها ثم صنفها حسب ما مر في أوراقك حسب الأهمية.
س/ ما هو أسوأ شيء قد يحدث لي لو لم تكن هذه الورقة في حوزتي؟ إن كانت الإجابة بأنه لا يوجد ضرر فأتلفها، أو قم بتصنيفها حسب الأهمية.
س/ أين أحفظها؟ يتم حفظها حسب تصنيف أوراقك في الأهمية كما مر في بداية الموضوع.
س/ إلى متى أحفظها؟ حسب تصنيف أوراقك في الأهمية.
س/ كيف أعثر عليها؟ حسب تصنيف أوراقك في الأهمية ووضعها في مكانها المناسب.
2- سلة المهملات. لإتلاف الأوراق الغير ضرورية أو تم الانتهاء منها.
3- دفتر الأعمال ((الجيبي)). ويتم متابعة الأعمال أولا بأول وإتلاف الأوراق التي تم الانتهاء منها.
4- ملفات الأعمال، وهي الملفات التي تحتاجها في كل وقت عند زيارتك لأي دائرة حكومية كبطاقة الأحوال وصور منها، وكرت العائلة وصور منها … إلخ وهذا يتم الاحتفاظ به في مكان آمن وسهل الوصول إليه.
5- ملفات الآرشفة وهي الملفات التي تحتفظ بالأوراق المهمة. ويتم حفظها في أماكنها المخصصة.
6- كمبيوترك الشخصي. لعمل أرشيف إلكتروني في ملف الوورد مثلا ووضع ورقة لأرشفة الأوراق حسب الملفات المهمة الموجودة لديك … ويكون فيها : عنوان الورقة وتاريخها وملف الأرشيف الخاص بها، وتسمى ورقة الأرشيف العام وهذه تضع فيها كل ملفاتك بدون ترتيب ، وتستطيع فرزها حسب العمود.
وإن رأيت الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لحفظها في سيدي أو هاردسك فهناك طريقة وهي :
قم بوضع فولدر مخصص لكل ملف من ملفات الأرشيف ، ثم بعدها قم بسحب الورقة في الاسكانر وضع اسم الصورة بعنوان الورقة أو تاريخها أو كلاهما، ثم بعد فترة أنت تحددها وعلى سبيل المثال بعد سنة تقوم بوضع الصور في ملف pdf وأول صفحة فيها هي فهرس خاص بالصور المسحوبة
7- بريدك الإلكتروني وفي هذا البريد قم بحفظ جميع الرسائل التي ترى أنها مهمة لديك وكذلك إرسال بعض النسخ التي تحتاجها خارج البيت أيضا بنفس الترتيب الموجود لديك في البيت أو المكتب …
أخيرا ضع عبارات مهمة ومتكررة إيجابية على مكتبك وعند سلة الفرز مثل :
1- ضع الأسئلة التي تسأل نفسك فيها عن الأوراق وقد سبق ذكرها.
2- لا تضع على مكتبك سوى الأوراق التي ستنجزها الآن .
3- كن إيجابيا في إدارة أوراقك.
4- ضع وقتا كافيا لإنجاز أعمالك.
5- استمر في إنجاز أعمالك وكافئ نفسك عليها.
أسأل الله لي ولك التوفيق …
ملحوظة /
هذه المقالة هي مجموع قراءات في بعض الكتب وبعض المقالات في الأنترنت قمت بقراءتها ثم نقلتها ولخصتها وحررتها وأضفت فيها لنفسي أولا … ثم قمت بعدها بتطويعها لعملي في مجال مصادر التعلم … ولمن أراد مزيد فائدة فعليه بقراءة الكتب المتخصصة بالسكرتارية .
